Im Sinne dieser Zielsetzung wurden nach  sorgfältiger Einsatzvorbereitung mit Unterstützung der SAP-Beratung sowie der Andersen Consulting GmbH zum 1. Januar 1993 die SAP-Bausteine RF (Finanzbuchhaltung), RA (Anlagenbuchhaltung), RK und RK-P  (Kosten-rechnung) sowie RM-MAT (Materialwirtschaft) auf Grundlage der Basissoftware 5.0 B erfolgreich eingeführt. Seit 1. Januar.1993 werden die Geschäftsvorfälle für die Funktions-bereiche Finanzbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Kostenrechnung/Betriebsabrechnung, Auftrags- und Projektabrechnung, Lohnverrechnung, Anlagenbuchhaltung, Materialdisposition, Einkauf- und Bestellwesen für alle vier zur HVV-Gruppe gehörenden Unternehmen produktiv abgewickelt. Alle SAP- und sonstigen Anwendungen der HVV werden im Regionalen Rechenzentrum Heidelberg auf einem Großrechner des Typs COMPAREX 8/95 mit 256 MB Hauptspeicher und einer Rechenleistung von 50 MIPS unter MVS/XA, CICS und VSAM verarbeitet.

An der Neuentwicklung beteiligt

Als eines von 18 Versorgungsunternehmen hat sich die HVV-Tochter Stadtwerke Heidelberg AG aktiv an der Neuentwicklung des Jahresverbrauchs-Abrechnungssystems RIVA - einer SAP-Branchenentwicklung - als Pilotkunde seit 1989 beteiligt. Seit 10. Januar 1994 ist SAP-RIVA nach umfangreicher Vorbereitung produktiv.

Schmunzelnd stellt Prokurist Reiner Förster fest, daß künftig die SAP AG, viele ihrer Mitarbeiter - einschließlich einiger Vorstände - als Kunden der Stadtwerke Heidelberg die neu gestaltete RIVA-Rechnung erhalten werden. Abgerechnet werden die Sparten Elektrizität, Erdgas und Wasser für insgesamt 90.000 Kunden mit 160.000 Zählern im Versorgungsgebiet. Damit wird RIVA erstmalig mit einem hohen Funktionsgrad für mehrere Sparten erfolgreich eingesetzt.

Vorgehensweise

Mit Projektstart am 1. Juli 1992 wurde aus zunächst fünf Mitarbeitern der SWH AG und drei externen Beratern (SPE Unternehmensberatung, Wiesloch) ein Projektteam gebildet. Wöchentlich wurde eine Projektteamsitzung abgehalten, die den Projektstatus in den Bereichen Zählerwesen, Baukostenzuschußverwaltung und Hausanschlußwesen, Ablesung, Abrechnung und Kontokorrent abfragte und das weitere Vorgehen in Form von Aufträgen an das Projektteam festlegte. Zur Projektkontrolle wurde mit Checklisten für die einzelnen Arbeitsschritte gearbeitet. In etwa vier- bis sechswöchigem Abstand wurden im Lenkungsausschuß grundlegende Entscheidungen getroffen.

Das Einführungsprojekt wurde in eine Detaillierungs-, Realisierungs-, Test- und Übernahmephase gegliedert. 

So wurden z. B. in der Detaillierungsphase zunächst die Sollabläufe erarbeitet, bevor in einem nächsten Schritt die Tabellen ausgeprägt wurden (Top-Down-Verfahren). Während des gesamten Projektverlaufs fand ein intensiver Wissenstransfer von den externen Beratern zu den Mitgliedern des SWH- Projektteams und umgekehrt statt. Diese wurden damit von Anfang an in die Verantwortung genommen. Die externen Berater leisteten dabei „Hilfe zur Selbsthilfe“.

„Die frühzeitige Einbeziehung aller von RIVA betroffenen
Fachbereiche durch aktive Projektmitarbeit war einer der
Schlüsselfaktoren zur erfolgreichen Einführung.“

Die frühzeitige Einbeziehung aller von RIVA betroffenen Fachbereiche durch aktive Projektmitarbeit war einer der Schlüsselfaktoren zur erfolgreichen Einführung, da auf diese Weise die technischen und kaufmännischen Fachbereiche wieder enger zusammenwachsen konnten. Nur so sind die Integrationspotentiale der Software nutzbar.

Wichtig war ferner, daß eine enge und partnerschaftliche Kooperation zwischen dem SWH-Projektteam, der SPE Unternehmensberatung und dem SAP-RIVA-Team erreicht wurde. So wurde Winfried Wagner, der SAP-Beratungsleiter RIVA, in den Lenkungsausschuß integriert.

„Das DV-Gesamtkonzept der HVV-Unternehmensgruppe sieht vor, möglichst für alle kaufmännischen und technischen Unternehmensbereiche SAP-Standard-Software einzusetzen.“

Mit der Konzeption der Endbenutzerschulung wurde bereits ein Jahr vor dem Produktivstart begonnen, so daß die ersten Schulungen bereits im März 1993 (SAP-Grundlagen, RIVA-Überblick) abgehalten werden konnten. Als Referenten wurden dabei Mitarbeiter der SWH eingesetzt. Auf diese Weise und aufgrund des frühzeitigen Schulungsvorlaufs konnte eine hohe Akzeptanz in den Fachbereichen errreicht werden. Es zeigte sich, daß der Aufwand für Organisation, Gestaltung (Schulungsordner, Übungsaufgaben) und Durchführung der Schulung von 150 Endbenutzern nicht zu unterschätzen ist.

Altdatenübernahme und Produktivstart

Zunächst wurden ein Grobkonzept und das Feindesign durch das SWH-Projektteam und die SPE Unternehmensberatung erstellt. Aufgrund der rollierenden Ablesung/Abrechnung und um eine Schlußabrechnung für alle Kunden im Altsystem zu vermeiden, wurden alle abrechnungsrelevanten Bewegungsvorgänge (Tarifänderungen, Zählerwechsel, Altabschläge usw.) des Jahres 1993 in RIVA abgebildet. Die wesentlichen Stammdaten wurden durch Überleitungs- und Batch-Input-Programme, die unter großem Einsatz von DV-Mitarbeitern der HVV erstellt wurden, in das neue System überführt. Aufbauend auf einer bereitgestellten Geräteleitdatei wurden Batch-Input-Programme zur Abhandlung der oben genannten Bewegungsvorgänge realisiert. Das Altsystem wurde vom 16. Dezember 1993 bis zu 8. Januar 1994 geschlossen, um mehr als eine Million Transaktionen durchzuführen. Die Programme zur mobilen Zählerstandserfassung als Schnittstelle zum RIVA wurden angepaßt.

Nach dem Produktivstart mußten zunächst unter erheblichem Termindruck die aufgelaufenen Änderungsvorgänge (Umzüge, Änderungsmitteilungen, Zahlungsvorgänge) manuell in das neue System eingegeben werden, bevor das erste Bankband zum Einzug der bis dato fälligen Abschlagszahlungen erzeugt werden konnte. Die ersten 3.500 Jahresverbrauchsabrechnungen sind am 31. Januar 1994 nach sorgfältiger Einzelprüfung an die Kunden verschickt worden.

Weiteres Vorgehen

Neben der geplanten Releaseumstellung auf RIVA 4.X sind für 1994

	die Stabilisierung der laufenden Produktion,
	die Integration des Bereichs Fernwärme (Tarifkunden)
	sowie die Integration der Sondervertragskunden

vorgesehen.

Mit einem hoch motivierten Projektteam, leistungsfähigen externen Beratern und einem schnell reagierenden SAP-RIVA-Entwicklungsteam ist eine Einführung von SAP-RIVA zeit- und kostengerecht möglich.

Porträt

Mit einem Jahresumsatz von rund 400 Millionen Mark, einem jährlichen Investitionsvolumen von 85 bis 100 Millionen Mark und ca. 1.400 Beschäftigten gehört die Heidelberger Versorgungs- und Verkehrsbetriebe GmbH (HVV) mit ihren Tochtergesellschaften Stadtwerke Heidelberg AG (SWH) und Heidelberger Straßen- und Bergbahn AG (HSB) zu den fünf größten Unternehmen Heidelbergs. Unter den 600 kommunalen Versorgungs- und Verkehrsunternehmen in der Bundesrepublik liegt die HVV auf Platz 24.

Als Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen haben die Stadtwerke und die HSB die Aufgabe, die Bevölkerung der Stadt Heidelberg und der Umlandgemeinden mit sauberem Trinkwasser, den umweltschonenden Energien Erdgas, Fernwärme und Strom und mit Nahverkehrsleistungen zu versorgen. Im Versorgungsgebiet der Stadtwerke werden 152.000 Einwohner mit elektrischer Energie, 162.000 Einwohner mit Wasser, 14.500 Einwohner mit Fernwärme und 41.000 Haushalte mit Erdgas beliefert. Außerdem werden zahlreiche öffentliche Einrichtungen und Gewerbekunden mit Wasser und leitungsgebundenen Energien versorgt.

Jährlich werden von den Stadtwerken über 800 Millionen Kilowattstunden elektrische Energie, 13 Millionen Kubikmeter Wasser, 2.100 Millionen Kilowattstunden Erdgas und 570 Millionen Kilowattstunden Fernwärme für private Haushalte, öffentliche Einrichtungen, Industrie- und Gewerbekunden bereitgestellt. Die HSB befördert jährlich 30 Millionen Fahrgäste mit Bus und Straßenbahn und 1,1 Millionen Fahrgäste mit der Bergbahn.

Peter Mülbaier (Projektleiter SWH AG), Pankraz Dremel (DV-Leiter HVV GmbH) und
Volker Enders (SPE Unternehmensberatung)