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Als
einer der Initiatoren und Pilotkunden von ARIVA (Realtime Informations-
und Verbrauchsabrechnungssystem), mit dem die Reihe der
SAP-Branchenpakete gestartet wurde, waren die Stadtwerke Osnabrück AG (SWO)
schon seit geraumer Zeit mit von der Partie, wenn es darum ging,
spezifische Anforderungen aus der Praxis in die Software einzubringen.
Ihr eigentliches RIVA-Projekt gingen die SWO zusammen mit einem
externen Partner an.
Nach
Feststellung des Projektstatus im August 1994 durch eine Kurzanalyse der
SPE Unternehmensberatung GmbH (Walldorf, die zuvor die Stadtwerke
Heidelberg bei deren RIVA-Einführung erfolgreich beraten hatte, wurde
zunächst ein gemeinsames Projektteam aus SWO- und SPE-Mitarbeitern
gebildet. Die Projektleitung nahmen die Partner gemeinsam wahr.
In
wöchentlichen Teamsitzungen überprüften die Teilnehmer den
Projektstatus in den Bereichen Zählerwesen, Ablesung, Abrechnung und
Kontokorrent. Die weitere
Vorgehensweise wurde
in Form von Aufträgen an das Projektteam vorgegeben, wobei
Checklisten zur Kontrolle dienten, ob die einzelnen Arbeitsschritte auch
wirklich durchgeführt wurden.Die
Gesamtverantwortung oblag dem Lenkungsauschuß, der alle vier bis sechs
Wochen tagte und die strategischen Entscheidungen für das Projekt traf.
Fachbereiche
rücken zusammen
Die
Einführung gliederte sich in vier aufeinanderfolgende Phasen
(Detaillierung, Realisierung, Test und Übernahme).
So wurden beispielsweise in der Detaillierungsphase zunächst die
Sollabläufe erarbeitet, bevor in einem nächsten Schritt die Tabellen
ausgeprägt wurden (Top-Down-Verfahren).
Während des gesamten Projektverlaufes fand ein intensiver
Wissensaustausch zwischen Beratern und den SWO-Projektteammitgliedern
statt. Der Know-how- und
Informationstransfer beschränkte sich dabei nicht nur auf den
Personenkreis, der unmittelbar mit der Softwareimplementierung zu tun
hatte. Die frühzeitige
Einbeziehung aller von RIVA betroffenen Fachbereiche durch eine aktive
Projektmitarbeit war einer der Schlüsselfaktoren zur erfolgreichen Einführung.
Dadurch rückten die technischen und kaufmännischen Fachbereiche
enger zusammen. Folglich
konnten auch die Integrationspotentiale der Software
optimal ausgeschöpft
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Als
Schlüsselfaktor zur termingerechten Einführung innerhalb von zehn
Monaten erwies sich der Zukauf diverser Produkte, deren Nutzwert für
die SWO durch den Berater sichergestellt wurde.
Hierbei handelte es sich um Werkzeuge zur RIVA-Altdatenübernahme,
zur Endbenutzerschulung, für den
Formularsatz inklusive der sogenannten Wiesbadener Rechnung sowie für
weitere Auswertungen. Die
zugekaufte Altdatenübernahme beruhte zwar auf einem anderen Ist-System,
jedoch konnten das Grobkonzept und große Teile des Programms verwendet
werden.
Wegen
der rollierenden Ablesung/Abrechnung und um eine Schlußabrechnung für
alle Kunden im Altsystem zu vermeiden, wurden alle abrechnungsrelevanten
Bewegungsvorgänge (Tarifänderungen, Zählerwechsel, Altabschläge
usw.) bis zum Übernahmezeitpunkt in RIVA nachgefahren.
Die wesentlichen Stammdaten ließen sich mit Hilfe von Überleitungs-
und Batch-Input-Programmen, weiche die SWO-Mitarbeiter unter großem
Einsatz erstellten, in das neue System überführen.
Das
Altsystem wurde vom 01.07. bis 21.07.1995 geschlossen, wobei mehr als
eine Million Transaktionen durchzuführen waren.
Erstmalig im Rahmen einer RIVA-Übernahme führte ein Team diesen
Schritt dynamisch in mehreren Phasen durch
(Technik, Vertrieb, Kontokorrent), um den sich aufstauenden Änderungsdienst
zu minimieren. Mit der Entscheidung, den Datentransfer im
Batch-Input-Verfahren durchzuführen, wurde zudem ein höchstmöglicher
Grad an Datenkonsistenz erreicht. Diese hohe Qualität, die sich schon
bei den ersten Kontrollen der Fachabteilungen andeutete, ist in
hohem Maße auf die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen den
Fachabteilungen und dem Projektteam zurückzuführen.
Aufbauend auf die zugekaufte Endbenutzerschulung
konnten die ersten Trainingskurse im Januar 1995 (SAP-Grundlagen, RIVA-Überblick)
abgehalten werden. Als Referenten wurden dabei Mitarbeiter der SWO
eingesetzt. Auf diese Weise ließ sich eine hohe Akzeptanz in den
einzelnen Fachbereichen erreichen, wozu auch die frühzeitige
Vorbereitung der Schulungsaktivitäten ihren Teil beigetragen hat. Denn
der Aufwand zur Organisation, Gestaltung und Durchführung der
Schulungen für 80 Endbenutzer ist nicht zu unterschätzen.
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Mittlerweile haben mehr als 60.000 Kunden
die neu gestaltete, kundenfreundliche Jahresverbrauchsabrechnung
erhalten. Klar gegliedert, übersichtlich und verständlich formuliert
erfahren die Kunden auf mehreren DIN-A4-Seiten alle Einzelheiten über
ihren Energie- und Wasserverbrauch. Die Reaktionen der Kunden sind durch
die Bank erfreulich positiv.
Trotz des erfolgreichen Einsatzes von
unterstützenden Produkten erwies sich der Einführungsaufwand für das
äußerst funktionsreiche SAP-Produkt als recht hoch. Umso höher ist
die Arbeit der in der Endphase bis zu 20 Teammit-
glieder starken Projektgruppe anzurechnen, die vom unbedingten Willen
zum Erfolg geprägt war. Für die Kooperation mit der SPE
Unternehmensberatung finden die SWO ebenfalls lobende Worte: „Für
einen externen Berater mit Vorbildcharakter für das Projektteam heißt
es, neben der Vorgabe der methodischen Vorgehensweise in den kritischen
Projektphasen Ruhe auszustrahlen, aber auch die Ärmel hochzukrem-
peln. Und genau das war der Fall.“
Zusammen mit der Einführung von RIVA
wurde auch die Rechnerkapazität erhöht. Die Installation des
Duplex-Laserdrucks und einer neuen Druckaufbereitungssoftware waren
ebenfalls notwendig geworden. Beide flankierende Maßnahmen trugen
sicherlich entscheidend mit dazu bei, daß Anwender und Kunden
gleichermaßen die neue Gesamtlösung beziehungsweise die neuen
Abrechnungsformulare akzeptierten.
Durch die Einführung von RIVA ist
gleichermaßen das globale IT-Gesamtkonzept, möglichst für alle kaufmännischen
und technischen Unternehmensbereiche SAP-Standardsoftware einzusetzen,
umgesetzt worden. Über die Release-Umstellung auf RIVA 4.1 hinaus sind
bei den SWO für die absehbare Zukunft die Stabilisierung der laufenden
Produktion sowie die Integration der Sondervertragskunden vorgesehen.
Rainer Schulz, Stadtwerke Osnabrück,
Thomas Pieritz, SPE Unternehmensberatung
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